Đối với một vài event được tổ chức ở những tỉnh, những chuyến “chinh chiến xa nhà” thường khó khăn hơn so với đa số event được thực hiện ở địa bàn như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội. Với một vài chuyến đi xa như thế này thì cần phải có những chuẩn bị khác một chút, đặc biệt là rủi ro dự toán cho team thực hiện sự kiện đó nguyên nhân vì có không ít chi phí phát sinh mà nếu như không sự trù trước thì sẽ ảnh hưởng đến ngân sách. Khoản chi phí này thường gọi là “công tác phí”, bạn phải thêm đa số khoản đi lại, ăn tại, dụng cụ, trang thiết bị. Thông thường thì người ta thường chia những phần chi phí này làm 3 nhóm, cụ thể là:

cong ty to chuc su kien tat nien

Chi phí đi lại: Khoản chi phí này thường là rủi ro đầu tiên mà một số nhà thực hiện event nghĩ đến. Đó là tiền xăng, sửa xe nếu như xe hư, phạt hành chính (nếu như có).hoàn hảo bạn nên có một khoản gọi là “dự phòng” để phòng xảy ra tình huống bất ngờ. Khi quyết toán thì bạn sẽ được hoàn trả lại chi phí này.

Chi phí ăn ở: Để tính được chi phí này, bạn hãy trả lời đa số câu hỏi sau: Nhân sự gồm bao nhiêu người, tỉ lệ nam/nữ như thế nào, ở bao nhiêu ngày, có thể tại thêm người một phòng khách sạn hoặc không (có đa số khách sạn tại nhiều tỉnh họ chỉ chấp nhận số người tại một phòng nhất định, do đó bạn nên dự trù kinh phí trong trường hợp số phòng ở đa số hơn dự định). Về vấn đề ăn uống thì bao gồm ăn uống trên đường đi và ăn uống tại nơi tổ chức event. Ngoài bữa ăn chính, bạn nên tính thêm tiền chi ăn khuya cho nhân sự làm setup; café cho tài xế (nếu có)…

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Mua sắm vật dụng: Có các vật dụng bạn không thể mang theo mà phải mua sắm tại hiện truờng, bạn nên thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê những vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. cách thức perfect là rà soát thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, tại vì đôi khi quá một vài việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không phòng ngừa.

Trên đây là đa số vấn đề cần lưu ý khi tổ chức một vài sự kiện tại những địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ bởi tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hay thay đổi. Nhưng hi vọng một số lưu ý trên giúp đỡ bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong đa số ngày đầu làm công việc thực hiện event ở tỉnh xa.