Ngày nay, việc tổ chức sự kiện là một hoạt động không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào. Đối với từng doanh nghiệp và tổ chức sẽ phải tổ chức từng loại sự kiện khác nhau. Các loại sự kiện phổ quát thường được tổ chức như hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, tiệc cuối năm, tiệc cưới… Mỗi 1 sự kiện có những đề nghị, đặc trưng riêng, tuy nhiên, nếu muốn thành công, sự kiện cần phải được tiến hành tổ chức theo một quy trình nhất quyết. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn mẫu quy trình tổ chức sự kiện đúng chuẩn. Hãy tham khảo cùng chúng tôi nhé!

Xem thêm: [replacer_a]

Nhận đề nghị từ khách hàng

Bước đầu tiên này rất quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Người làm sự kiện sẽ đi gặp khách hàng là chủ doanh nghiệp để tiếp thụ các yêu cầu về việc tổ chức sự kiện từ họ. Một số thông tin bạn cần phải nắm được sau lần gặp khách hàng này như:
Loại hình sự kiện là gì?
Lý do, thời kì tổ chức
Thông điệp muốn truyền tải đến khách hàng là gì
Quy mô tổ chức
Kinh phí tổ chức
Đối tượng tham gia, số lượng người tham gia
Mục tiêu truyền thông
Các đề nghị tổ chức…

Lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề của sự kiện

Sau khi đã có được những thông báo yêu cầu, team sự kiện sẽ tiến hành họp bàn lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề cho sự kiện. Ý tưởng tổ chức sự kiện được dân trong ngành ví như là vong linh của sự kiện. Sự kiện của bạn được tổ chức có cuộn và để lại ấn tượng trong lòng khách tham dự hay không đều phụ thuộc hết thảy vào yếu tố này. Khi đã có được ý tưởng thì tiến hành lên chủ đề cho sự kiện: màu sắc chủ đạo, sử dụng hình ảnh nào, tổ chức những hoạt động gì… cho ăn nhập với ý tưởng đó. Nếu như ý tưởng được xem là “vong hồn” thì chủ đề chính là “diện mạo” của sự kiện.
Để tạo ra được ý tưởng và chủ đề, bạn cần phải dựa vào thông điệp của sản phẩm, hành vi tiêu dùng - văn hoá của người tham gia, đích truyền thông của sự kiện…

Xem thêm: cong ty to chuc su kien lon nhat viet nam

Lập kế hoạch tổ chức

Sau khi xây dựng được ý tưởng chủ đạo cho sự kiện thì việc tiếp theo người tổ chức sự kiện cần làm là lên một kế hoạch cụ thể. Kế hoạch cần được xây dựng càng cụ thể càng tốt. hết thảy đều phải được lên một cách chi tiết và rõ ràng. Từ nguyên tố nhân sự, trang thiết bị cho đến thời gian, địa điểm và con người.

Thuyết trình kế hoạch

Kế hoạch tổ chức sự kiện trước khi được thực thi cần được người quản lý và chủ doanh nghiệp chuẩn y. Chính vì thế người tổ chức sự kiện cần biểu hiện, thuyết trình kế hoạch đã lên cho chủ doanh nghiệp nghe.